Uprawnienia pracowników - kto co widzi i czego nie powinien móc
Publikacja: · Grzegorz Rapczyński
Jedno konto administratora na cztery osoby to najczęstszy układ w małych sklepach i rozumiem dlaczego - tak jest po prostu szybciej. Kosztuje jednak dokładnie w tym momencie, w którym coś pójdzie nie tak, bo nikt nie wie, kto i kiedy zmienił cenę na całej kategorii. PrestaShop ma wbudowane profile uprawnień i nie potrzeba do tego żadnego dodatkowego modułu.
Samo założenie kont zajmuje pół godziny i nie wymaga żadnego modułu.
Profil, pracownik, uprawnienie
Trzy pojęcia, które łatwo pomylić:
- Profil to rola - „Magazyn", „Księgowość", „Treści". Uprawnienia przypisuje się do profilu, nie do osoby.
- Pracownik to konkretne konto z własnym loginem i hasłem, przypisane do jednego profilu.
- Uprawnienie to zgoda na jedną z czterech operacji - podgląd, dodawanie, edycja, usuwanie - w konkretnej sekcji panelu.
Do tego dochodzą osobne uprawnienia do modułów, ustawiane niezależnie. To jest ten fragment, o którym najłatwiej zapomnieć: pracownik bez dostępu do konfiguracji modułów nie zepsuje ustawień bramki płatności, nawet mając pełny dostęp do zamówień.
Cztery profile, które wystarczają w małym sklepie
Magazyn. Podgląd i edycja zamówień, podgląd produktów, edycja stanów magazynowych, dostęp do listów przewozowych. Bez dostępu do cen, bez ustawień, bez modułów.
Obsługa klienta. Zamówienia, klienci, adresy, zwroty, wiadomości. Podgląd produktów bez możliwości edycji. Możliwość wystawiania kodów rabatowych bywa przydatna, ale warto ją wtedy ograniczyć limitem wartości.
Treści. Produkty, kategorie, strony informacyjne, zdjęcia. Bez zamówień, bez klientów, bez danych osobowych - i to jest ważniejsze, niż się wydaje, bo osoba od opisów nie ma powodu widzieć adresów klientów.
Księgowość. Podgląd zamówień i faktur, eksport. Bez prawa do edycji czegokolwiek. Najczęściej to konto dla kogoś z zewnątrz i dlatego powinno być najwęższe.
Cztery rzeczy wyłącznie dla właściciela
Niezależnie od wielkości zespołu, te uprawnienia zostawiam na jednym koncie:
- Zarządzanie pracownikami i profilami. Inaczej każdy może podnieść sobie uprawnienia.
- Ustawienia sklepu i moduły płatności. Zmiana konta, na które idą pieniądze, to jedna zmiana w jednym polu.
- Baza danych i kopie zapasowe. Eksport bazy to eksport całej listy klientów.
- Usuwanie czegokolwiek. Prawo do kasowania produktów, kategorii czy klientów warto trzymać osobno od prawa do edycji - większość pracy nie wymaga usuwania niczego.
Higiena kont
Rzeczy, które kosztują minutę, a oszczędzają nieprzyjemne rozmowy:
- Każdy ma własne konto. Nie „biuro" i „magazyn", tylko imiona. Przy każdej zmianie w zamówieniu panel zapisuje, kto ją zrobił - to działa tylko wtedy, gdy konta są osobowe.
- Konto po odejściu pracownika wyłącza się tego samego dnia. Nie kasuje - wyłącza, bo skasowanie konta gubi historię zmian.
- Dostęp dla zewnętrznego wykonawcy jest czasowy. Także dla mnie: po skończonej robocie poproś o wyłączenie mojego konta, jeśli sam o tym nie przypomnę.
- Przegląd listy kont raz na kwartał. W sklepach, które przejmuję, regularnie znajduję aktywne konta ludzi, którzy odeszli dwa lata temu, i konta agencji, z którymi współpraca dawno się skończyła.
Przegląd dostępów to zresztą część szerszego tematu - opisałem go przy bezpieczeństwie panelu.
Na co uważać przy ustawianiu
Ograniczenie dostępu do zakładki nie zawsze ogranicza dostęp do danych. Pracownik bez dostępu do listy klientów wciąż zobaczy imię, adres i telefon w szczegółach zamówienia. Jeśli chodzi Ci o ochronę danych osobowych, sam profil tego nie załatwi.
Uprawnienia do modułów są osobne i domyślnie hojne. Po utworzeniu profilu warto przejść listę modułów i wyłączyć konfigurację tam, gdzie nie jest potrzebna.
Sprawdź profil na żywym koncie. Utwórz konto testowe, zaloguj się na nie i przejdź przez typowe zadania tej roli. Pięć minut, a wyłapuje zarówno braki, jak i nadmiary - jedno i drugie jest kosztowne.
Przegląd kont warto robić razem z resztą przeglądu bezpieczeństwa - dostępy, uprawnienia i nieużywane moduły to jedna robota, którą najprościej wpiąć w stałą opiekę nad sklepem raz na kwartał.
Najczęstsze pytania
Czy pracownik może mieć dostęp tylko do jednego sklepu w trybie wielosklepowym?
Tak, konto przypisuje się do wybranych sklepów albo grup sklepów. To standardowy sposób obsługi sytuacji, w której jedna osoba prowadzi jeden ze sklepów w ramach większej instalacji.
Czy widać, kto zmienił cenę produktu?
Panel zapisuje historię zmian statusów zamówień i logi operacji, ale pełnej historii edycji produktu w standardzie nie ma. Jeśli tego potrzebujesz, konieczny jest moduł rejestrujący zmiany.
Ile kont mogę założyć?
Technicznie bez limitu. Ograniczeniem jest zdrowy rozsądek: każde aktywne konto to kolejne hasło, które może wyciec, i kolejna osoba, której trzeba pamiętać dostęp odebrać.
Wszyscy pracują na jednym koncie administratora
Rozdzielenie kont i ustawienie profili to zwykle pół dnia pracy razem z testami i przekazaniem zespołowi. Napisz, ile osób pracuje w panelu i kto czym się zajmuje: formularz kontaktowy, 881 932 088 lub kontakt@grvision.pl.