Faktury w sklepie - kiedy wystarczy PrestaShop, a kiedy potrzeba systemu
Publikacja: · Grzegorz Rapczyński
PrestaShop generuje faktury od razu po instalacji i dla części sklepów to wystarcza na lata. Dla innych jest to źródło comiesięcznych awantur z księgowością - zwykle dlatego, że nikt na starcie nie sprawdził, czego księgowość faktycznie potrzebuje.
Poniżej, co sklep potrafi sam, gdzie leży granica i jak wygląda przejście na osobny system.
Co PrestaShop potrafi sam
- Generuje fakturę do zamówienia w formacie PDF, z własnym szablonem.
- Prowadzi numerację z konfigurowalnym prefiksem i numerem początkowym.
- Udostępnia fakturę klientowi na jego koncie i może dołączyć ją do maila.
- Wystawia faktury korygujące przy zwrotach.
- Pozwala na eksport zbiorczy faktur z wybranego okresu.
- Rozbija podatek według stawek, jeśli reguły podatkowe są poprawnie ustawione.
Wystawienie faktury uruchamia status zamówienia - tak jak dostęp do plików czy zmiana stanu magazynowego. Jeśli faktury nie powstają, zwykle winne jest ustawienie statusu, o czym pisałem przy statusach zamówień.
Czego nie zrobi bez dodatkowego narzędzia
Tu jest lista, którą warto przejść z księgowością przed uruchomieniem sklepu:
- Paragony fiskalne. PrestaShop nie obsługuje drukarek fiskalnych. Jeśli musisz fiskalizować sprzedaż, potrzebujesz zewnętrznego rozwiązania - i to jest decyzja, której nie da się odłożyć.
- Faktury zaliczkowe i proforma. Nie ma ich w standardzie.
- Numeracja w kilku seriach - osobna dla sprzedaży krajowej i zagranicznej, osobna dla korekt.
- Wysyłka do systemu księgowego. Eksport z PrestaShop to PDF albo plik CSV, a nie format, który księgowość wczyta bezpośrednio.
- Rozliczenia międzynarodowe - sprzedaż do UE z rozliczeniem w kraju odbiorcy wymaga osobnej obsługi, wykraczającej poza to, co sklep robi sam.
Trzy warianty i kiedy który
Faktury z PrestaShop. Wystarczają przy sprzedaży krajowej, jednej serii numeracji i księgowości, która akceptuje PDF-y. Przy kilkudziesięciu zamówieniach miesięcznie to najprostsze rozwiązanie i nie ma powodu komplikować.
Integracja z systemem fakturowym. Sklep przekazuje dane zamówienia, dokument powstaje w zewnętrznym systemie. Numeracja, korekty i eksport do księgowości są już jego zmartwieniem. To wariant, który wybiera większość sklepów po przekroczeniu kilkuset zamówień miesięcznie.
Wystawianie przez pośrednika obsługi zamówień. Jeśli i tak korzystasz z systemu do obsługi zamówień z wielu kanałów, dokumenty mogą powstawać tam. Wtedy trzeba tylko wyłączyć wystawianie po stronie sklepu, żeby nie mieć dwóch numeracji - pisałem o tym przy BaseLinkerze i PrestaShop.
Cztery rzeczy, które psują się najczęściej
Podwójna numeracja. Dwa systemy wystawiają dokumenty do tych samych zamówień. Wychodzi przy pierwszym rozliczeniu miesiąca i jest bolesne do rozplątania. Zasada: jeden system wystawia, reszta ma to wyłączone.
Dziury w numeracji. Faktury powstają dopiero przy zmianie statusu, a zamówienia zmieniają statusy w różnej kolejności. W efekcie numery nie idą chronologicznie z datami. Warto to sprawdzić z księgowością, zanim uzbiera się rok takich dokumentów.
Dane firmy na fakturze. Klient wpisuje NIP w polu adresu, ale sklep musi mieć włączoną obsługę danych firmowych, żeby trafiły na dokument. Brak NIP-u na fakturze to najczęstsza reklamacja od klientów biznesowych.
Rozjazd kwot przy zaokrągleniach. Sposób zaokrąglania ustawia się w konfiguracji sklepu i potrafi dać kilkugroszową różnicę między sumą pozycji a kwotą zamówienia. Przy jednej fakturze to drobiazg, przy tysiącu - rozmowa z księgowością. Warto ustawić to raz, na początku, i więcej nie ruszać.
Zanim wybierzesz rozwiązanie
Zadaj księgowości cztery pytania:
- W jakim formacie chce dostawać dokumenty?
- Czy potrzebuje osobnych serii numeracji?
- Czy sprzedaż wymaga fiskalizacji?
- Czy będzie sprzedaż zagraniczna i jak ma być rozliczana?
Odpowiedzi zajmują jedną rozmowę, a decydują o tym, czy wystarczy konfiguracja sklepu, czy trzeba wdrożyć integrację. Kolejność ma znaczenie: najpierw pytania, potem wybór narzędzia - nie odwrotnie.
Wystawianie dokumentów przez system zewnętrzny to typowa integracja sklepu z usługą zewnętrzną - sklep przekazuje dane zamówienia, reszta dzieje się po drugiej stronie.
Najczęstsze pytania
Czy klient dostaje fakturę automatycznie?
Tylko jeśli szablon maila ją dołącza i status zamówienia pozwala na wystawienie. Warto to sprawdzić na zamówieniu testowym, bo domyślna konfiguracja nie zawsze robi jedno i drugie.
Czy mogę zmienić wygląd faktury?
Tak, szablon faktury jest plikiem, który da się przerobić - logo, układ, dodatkowe pola. Uwaga: zmiany przepadają przy aktualizacji sklepu, więc trzeba trzymać kopię.
Co z fakturami do zamówień z Allegro?
Zależy od tego, gdzie te zamówienia lądują. Jeśli trafiają do sklepu, wystawi je sklep. Jeśli zostają w systemie pośredniczącym, wystawi je ten system - ważne, żeby nie robiły tego oba naraz.
Czy PrestaShop obsługuje faktury ustrukturyzowane?
Nie w standardzie. Jeśli Twoja sprzedaż wymaga wystawiania dokumentów w takim formacie, potrzebna jest integracja z systemem, który to obsługuje - warto ustalić z księgowością, od kiedy Cię to dotyczy.
Faktury ze sklepu nie pasują do tego, czego chce księgowość
Zwykle da się to rozwiązać integracją z systemem fakturowym, którego księgowość już używa. Napisz, w czym prowadzicie księgi i co konkretnie nie gra: formularz kontaktowy, 881 932 088 lub kontakt@grvision.pl.