Statusy zamówień - jak dopasować je do tego, jak naprawdę pracujesz
Publikacja: · Grzegorz Rapczyński
Status zamówienia w PrestaShop to nie jest etykieta. Każdy status ma przypięty zestaw zachowań: wysyła albo nie wysyła maila, zdejmuje albo nie zdejmuje stanu magazynowego, pozwala albo nie pozwala wystawić fakturę.
Dlatego dodanie własnego statusu to nie kosmetyka, tylko zmiana w procesie - i warto wiedzieć, które przełączniki się przy tym ustawia.
Co status uruchamia w tle
Przy każdym statusie ustawia się kilka niezależnych rzeczy:
- Wysyłka maila do klienta i wybór szablonu.
- Uznanie zamówienia za opłacone - wpływa na statystyki i na to, czy zamówienie liczy się do obrotu.
- Zdjęcie stanu magazynowego.
- Możliwość wygenerowania faktury i tego, czy klient zobaczy ją u siebie.
- Możliwość wygenerowania listu przewozowego.
- Oznaczenie jako wysłane albo jako anulowane.
- Dostęp do produktów wirtualnych - bez tego klient nie pobierze pliku, za który zapłacił.
- Kolor i ikona na liście zamówień. Drobiazg, ale przy pięćdziesięciu zamówieniach dziennie ratuje wzrok.
Kiedy własny status ma sens
Domyślny zestaw - oczekiwanie na płatność, płatność zaakceptowana, w trakcie przygotowania, wysłane, dostarczone, anulowane, zwrot - obsługuje prosty sklep wysyłkowy. Zaczyna nie wystarczać, gdy w procesie jest etap, na którym zamówienie stoi z konkretnego powodu.
Statusy, które dokładam najczęściej:
- Oczekuje na potwierdzenie klienta - zamówienie wymaga ustalenia terminu albo wyboru wariantu.
- W zamówieniu u dostawcy - towaru nie ma w magazynie, jedzie z hurtowni.
- Gotowe do odbioru - przy odbiorze osobistym, z własnym mailem.
- Wstrzymane - coś się nie zgadza, ktoś musi zadzwonić. Bez maila do klienta.
- Częściowo wysłane - przy zamówieniach dzielonych na paczki.
Dobra zasada: status jest potrzebny wtedy, gdy zmienia to, co ktoś ma zrobić dalej. Jeśli jest tylko notatką dla Ciebie, wystarczy komentarz w zamówieniu.
Czego nie ruszać
Trzy rzeczy, które potrafią zrobić prawdziwe szkody:
Nie kasuj statusów domyślnych. Moduły płatności i przewoźników odwołują się do nich po identyfikatorze. Skasowany status oznacza, że bramka płatności próbuje ustawić coś, czego nie ma, i zamówienie zostaje w powietrzu. Jeśli któryś jest niepotrzebny, po prostu go nie używaj.
Uważaj z przełącznikiem stanu magazynowego. Dwa statusy zdejmujące stan w jednym przepływie oznaczają podwójne zdjęcie. To jeden z tych błędów, które wychodzą dopiero przy inwentaryzacji - pisałem o tym przy nadsprzedaży w sklepie.
Nie włączaj maila przy każdym statusie. Klient, który dostaje sześć wiadomości o jednym zamówieniu, przestaje je czytać - łącznie z tą jedną naprawdę ważną. Trzy maile na zamówienie to rozsądny sufit: potwierdzenie, płatność, wysyłka z numerem przesyłki.
Kolejność też jest ustawieniem
PrestaShop nie wymusza przechodzenia statusów po kolei - można przeskoczyć z „oczekuje na płatność" prosto na „dostarczone". Bywa to wygodne, ale przy pracy na kilka osób kończy się tym, że każdy robi inaczej.
Jeśli sklep obsługuje więcej niż jedna osoba, warto spisać ścieżkę: który status po którym, kto go ustawia i co wtedy robi. Jedna kartka, a znika większość pytań „a co teraz z tym zamówieniem".
Przy okazji zmiany statusów warto zajrzeć do treści maili - domyślne szablony są poprawne, ale bezosobowe. Opisałem to przy szablonach maili transakcyjnych.
Status decyduje też o tym, kiedy powstaje dokument sprzedaży. Jeśli faktury nie generują się wcale albo numeracja nie idzie chronologicznie, przyczyna zwykle siedzi właśnie tutaj - rozwinąłem to przy fakturach i paragonach.
Najczęstsze pytania
Czy klient widzi nazwę statusu?
Tak, w historii zamówienia na swoim koncie i w mailach, jeśli status je wysyła. Dlatego nazwy powinny być zrozumiałe dla klienta, a nie skrótami z Twojego wewnętrznego języka.
Czy mogę zmienić status wielu zamówień naraz?
Na liście zamówień jest zaznaczanie wielokrotne i akcja zbiorcza. Uwaga: jeśli status wysyła mail, wyjdzie tyle wiadomości, ile zamówień - przy kilkuset naraz warto upewnić się, że serwer to udźwignie.
Co się dzieje ze stanem magazynowym przy anulowaniu?
Jeśli status anulowania jest poprawnie oznaczony, stan wraca do magazynu. Warto to sprawdzić na testowym zamówieniu, bo przy własnych statusach łatwo o tym zapomnieć.
Czy da się ustawić automatyczną zmianę statusu?
Nie w standardzie. Automatyzacja typu „po 14 dniach bez płatności anuluj” wymaga modułu albo zadania cron. Przy większej liczbie zamówień to jedna z pierwszych rzeczy, które warto zautomatyzować.
Proces w sklepie nie mieści się w domyślnych statusach
Ustawienie własnych statusów razem z mailami i regułami magazynowymi to zwykle kilka godzin pracy. Napisz, jak wygląda Twój proces od zamówienia do wysyłki: formularz kontaktowy, 881 932 088 lub kontakt@grvision.pl.